Cómo usar Google Drive para sacarle el máximo partido

Google Drive llegó en 2012 como reemplazo de Google Docs y desde entonces se ha convertido en una herramienta imprescindible para muchos tanto por su servicio de almacenamiento en la nube como sus posibilidades para compartir archivos. Te dejamos doce claves para sacarle el máximo partido.

1. Controlar quién puede editar y leer un documento

Una de las principales características de Google Drive es que los documentos que subimos pueden ser colaborativos. Esto es, que diferentes personas pueden acceder a ellos, editarlos o comentar.

Si lo que queremos es filtrar quién puede editar nuestro documento, tendremos que abrir el archivo, pulsar en ‘Compartir’ (arriba a la derecha) y después seleccionar qué permisos le otorgamos a cada persona que conozca el ‘link’ al documento. Por defecto, cualquiera que tenga el enlace podrá editar, pero es algo que se puede restringir como vemos.

2. Chatear

Precisamente para aumentar el nivel de colaboración, Google Drive nos ofrece la posibilidad de chatear con el resto de personas que se encuentran dentro de un documento colaborativo. Para ello, hay que pulsar el icono de la burbuja de diálogo en la parte superior derecha e iniciaremos una conversación con cualquiera que esté trabajando en el archivo.

También podemos dejar comentarios sobre una parte concreta del texto de un documento destacando la parte elegida y seleccionando ‘Añadir un comentario’.

3. Búsqueda por persona

Si hemos recibido decenas de documentos y a la hora de tratar de localizar uno no nos acordamos de su nombre, esta función nos lo pondrá mucho más fácil. Simplemente deberemos recordar quién nos lo envió para poder filtrar la búsqueda por el nombre o correo electrónico de esa persona.

4. Conocer cuánto espacio nos queda libre

Cada usuario tiene 15Gb gratuitos de espacio y, a partir de ahí, Google nos ofrece ampliarlo mediante diferentes tarifas. Si queremos conocer cómo vamos de espacio, podemos acceder a https://drive.google.com/settings/storage con nuestro usuario abierto y Google nos lo mostrará. Así mismo, pulsando en Detallespodremos ver qué parte de la memoria está ocupada por Gmail, cuál por Drive y cuál por Google Fotos.

5. Convertir PDF o imágenes en texto

¿Has hecho una foto a los apuntes de un compañero a una presentación y ahora tienes que pasarlos a texto? Google Drive soluciona este problema con la posibilidad de pasar PDF o imágenes (compatible con JPEG, PNG y GIF) a texto. Una vez el archivo que queremos convertir esté subido en Google Drive, simplemente hay que situarnos sobre él y pinchar sobre el botón derecho. En el desplegable que se nos muestra, elegiremos la opción Abrir con > Documentos de Google. Automáticamente el fichero se transformará.

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