8 apps para mantener bajo control tus eventos

La Razón.- El desarrollo tecnológico avanza cada día más rápido y, gracias a esto, las agencias de eventos tienen acceso a mejores herramientas con las que poder llevar a cabo la organización de manera más efectiva. Mantener el control de todas las tareas de forma ordenada, tener bajo control invitados, invitaciones, accesos y conseguir que todo salga bien en el minuto preciso no es tarea fácil. Si eres event planner y sabes de qué estoy hablando, pon atención a estas apps que podrás descargar tanto en iOS como en Android.

Organiza las tareas
1. Todoist: Es un gestor de tareas multiplataforma que permite su organización por proyectos. Controla las fechas con recordatorios de plazos y vencimientos, permite aplicar etiquetas a los proyectos, añadir localización y ordenar por nivel de importancia. Además, reporta feedback con el progreso de las tareas finalizadas. Se puede sincronizar con otros dispositivos.

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2. Asana: Lo mejor de esta herramienta es la efectiva comunicación entre el equipo. Es un planificador de proyectos que aplica las funcionalidades de las metodologías ágiles, lo cual mejora positivamente la productividad. Su sistema permite una fácil visualización de las tareas que quedan por realizarse, a qué miembro del equipo le corresponde y si se llega a tiempo.

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3. Wunderlist: Otro gestor de tareas inteligente. La opción de compartir las listas con otras personas y que puedan editar o añadir hará que no se nos olvide nada para que salga todo perfecto en el evento. Es muy útil para llevar a cabo la gestión de los materiales que no pueden faltar haciendo listados de cosas. Además, si queda algo pendiente, Wonderlist te mandará un aviso para que no olvides nada.

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Mantén bajo control a tus invitados
4. Eventbrite: Optimiza la gestión de tus eventos teniendo en cuenta varios factores importantes de la organización. Permite la creación de una landing de tu evento, venta de entradas, realización de promociones a través de diferentes herramientas, gestiona la información de los asistentes y controla los accesos. Todo en tiempo real.

Con la app Eventbrite Organizer puedes gestionar todas las invitaciones y acreditaciones desde el móvil. Su forma de cobro es por servicio. Aunque existe la posibilidad de una cuenta gratuita para el primer evento.

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5. Attendium: Automatiza las listas de invitados a través de la creación de un archivo digital y las sincroniza con varios dispositivos. Tiene una opción de analítica que informa desde dónde se han realizado los registros de los asistentes.

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6. Doodle: Es una plataforma desde la que se puede encuestar a los invitados, proponiendo fechas, lugares y preferencias sobre el evento. Facilita la elección gracia a este sencillo sistema de votaciones. Además no es necesario que los invitados tengan que descargarse la app. Todo les llegará por correo y contestarán con un simple click.

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Y por último y no menos importante…

Mejora la experiencia de tus clientes

7. Hubspot CRM: Quizás sea la herramienta CRM más completa del mercado para llevar el seguimiento de la actividad comercial de la empresa. Entre sus funcionalidades encontramos el registro de contactos, registro de actividades de forma automática (que se pueden sincronizar con Outlook, Gmail o Hubspot Sales para registrar llamadas, mails o reuniones para conocer en qué etapa estamos con nuestro contacto), análisis del pipeline y envío, análisis y optimización de plantillas de emails.

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8. Streak: Funciona como una extensión de Chrome y es una solución CRM sólo compatible con Gmail. Es mucho más económico que Hubspot, pero también más limitado. Es útil para el orden y envío de correos y la creación de plantillas de email. Podrás llevar también un registro del pipeline de los clientes con la agrupación de los correos en “cajas” y hacer rastreo de lectura.

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